LAMPIRAN 'A'

FORMAT

NOTA SERAH TUGAS

KANDUNGAN

PERKARA 	MUKA SURAT
1.	Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas	iii
2.	Senarai Tugas Jawatan	iv
3.	Kedudukan Terakhir Tugas-Tugas Yang Belum Selesai	v
4.	Senarai Hartabenda/Peralatan Pejabat	vi
5.	Kedudukan Kewangan/Akaun dan Lain-Lain	vii
6.	Fail Meja	viii
7.	Manual Prosedur Kerja	ix
8.	Lain-Lain Hal	x

iii

1.	SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA NOTA SERAH TUGAS

(a)	Adalah  saya  
	yang  memegang  jawatan 
	di Kementerian/Jabatan/*
dari tarikh 	hingga	bersama-sama ini menyerahkan
Nota Serah Tugas sepertimana diarahkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam melalui surat Bil. JPA. 193/6/3-4 (20) bertarikh 19 Julai 1985. Disertakan juga bersama-sama ini Fail Meja/Manual Prosedur Kerja.*
Diserahkan oleh:	Disemak oleh:

Tandatangan:	Tandatangan:

Nama:	Nama:
         (Pegawai yang akan bertukar)	            (Ketua Bahagian/Unit/)*

(b)	Adalah  saya 
	yang mengambil alih tugas jawatan
	di Kementerian/Jabatan/* mulai tarikh	                          	mengaku telah
	menerima satu (1) salinan Nota Serah Tugas dan Fail Meja/Manual Prosedur Kerja.* 

Tandatangan:	Tandatangan:

Nama:	Nama:
	(Pegawai yang akan mengambil alih tugas)	 (Pegawai Tadbir Kementerian/Jabatan)*

*  Potong mana yang tidak berkaitan
iv

2.	Senarai Tugas Jawatan

v

3.	Kedudukan Terakhir Tugas-Tugas Yang Belum Selesai

Tuagas-Tugas Yang Belum Selesai	Kedudukan Sekarang	Tindakan SusulanYang Diperlukan	Rujukan Fail, Pegawai Jabatan Yang Berkaitan	Catatan	

					

vi

4.	Senarai Hartabenda/Peralatan Pejabat

Bil	Barang/Peralatan	Kuantiti	Catatan	

				

				

				

				

				

				

				

				

				

vii

5.	Kedudukan Kewangan/Akaun dan Lain-Lain
	(Hanya perlu disedikan oleh pegawai-pegawai yang berkaitan sahaja)

viii

6.	Fail Meja
	(Hendaklah disertakan sebagai Lampiran 'A'1)

ix

7.	Manual Prosedur Kerja
	(Hendaklah disertakan sebagai Lampiran 'A'2)

x

8.	Lain-Lain Hal

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN NOTA SERAH TUGAS

A. Penerangan Am

     1.	Pegawai dan kakitangan perlu mengemukakan Nota Serah Tugas. Termasuk pegawai/kakitangan Guna Sama yang bertugas di setiap peringkat JAKESS apabila berlaku pertukaran atau bersara sepertimana diarahkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam melalui surat Bil. JPA. 193/6/3-4 (20) bertarikh 19 Julai 1985.dan Pekeliling Perkhidmatan Bi. 3 Tahun 2004
      
	2. Tiada had bilangan muka surat yang ditetapkan.

	3. Sebanyak 5 Salinan Nota Serah Tugas yang perlu disediakan, dan salinan-salinan tersebut perlulah diserahkan dan disimpan oleh pihak-pihak berikut:

i.  Ketua Jabatan 
 ii  Ketua Bahagian/Ketua Pejabat Pegawai yang akan mengambilalih tugas, (2 salinan,  untuk rekod bahagian dan untuk diserahkankepada pegawai yang menerima tugas
iii. Fail peribadi pegawai yang akan bertukar
iv. Simpanan peribadi pegawai yang akan bertukar.
                   
      4.  Nota Serah Tugas ini perlulah di’binding’ atau dibukukan.

B. Garis Panduan/Format Penyediaan Nota Serah Tugas

Perkara 1 – Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas (Muka Surat - iii)

1. Pegawai yang bertukar perlu menyediakan surat dengan menulis:

i.   Nama Penuh
ii.  Jawatan Yang Disandang
iii. Tempoh Menyandang Jawatan
                  iv. Menandatangani Surat

2. Nota Serah Tugas yang lengkap hendaklah diserahkan kepada Ketua Pejabat/Ketua Bahagian/Ketua Unit untuk disemak.

3. Ketua Pejabat/Ketua Bahagian/Ketua Unit /kemudian perlu memanjangkan Nota Serah Tugas berkenaan kepada Bahagian Pentadbiran JAKESS.
 
4. Nota Serah Tugas ini seterusnya diserahkan kepada Pegawai yang mengambilalih jawatan tersebut dan Pegawai berkenaan hendaklah menandatangani Surat Akuan Terima Nota Serah Tugas.

Perkara 2 – Senarai Tugas Jawatan (Muka Surat – iv)

Pegawai yang bertukar perlu menyenaraikan tugas-tugas sepertimana yang tercatat di dalam senarai tugas rasmi jawatan. Sekiranya pegawai yang dilantik mengisi mana-mana jawatan melalui jawatan yang dipegangnya maka jawatan yang berkenaan perlu juga dicatatkan.

Perkara 3 – Kedudukan Terakhir Tugas-tugas Belum Selesai (Muka Surat – v)

Terdapat 5 ruangan mengenai tugas-tugas yang belum selesai perlu disediakan:

1.Tugas-tugas Yang Belum Selesai

Pegawai yang bertukar perlu menyenaraikan semua tugas-tugas yang belum selesai semasa pegawai meninggalkan jawatan.

2. Kedudukan Sekarang 
 Pegawai perlu melaporkan kedudukan terkini bagi tugas-tugas yang belum selesai seperti yang nyatakan.

3. Tindakan Susulan
Pegawai yang akan bertukar perlu memaklumkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas mengenai tindakan lanjut atau tindakan susulan yang diperlukan bagi tugas-tugas yang belum diselesaikan.

4. Rujukan Fail, Pegawai, Jabatan Yang Berkaitan
Pegawai yang akan bertukar perlu mencatatkan maklumat-maklumat berkenaan no rujukan fail, nama pegawai dan Kementerian/Jabatan yang berkaitan dengan tugas yang perlu dirujuk oleh pegawai yang mengambilalih tugas sekiranya timbul masalah berhubung dengan tugas-tugas yang belum diselesaikan.

5. Catatan
Pegawai yang akan bertukar boleh mencatatkan maklumat-maklumat tambahan yang difikirkan perlu diketahui oleh pegawai yang akan mengambilalih tugas supaya perjalanan kerja yang ditinggalkan tidak terjejas.

Perkara 4 – Senarai Harta Benda/Peralatan Pejabat (Muka Surat –vi)

Pegawai yang akan bertukar perlu menyenaraikan semua harta benda/peralatan pejabat/asset hak milik kerajaan yang diberikan kepada pegawai semasa menjawat jawatan terakhir.

Perkara 5 – Kedudukan Kewangan/Akaun dan Lain-lain (Muka Surat – vii)

Ruangan ini/Perkara ini hanya perlu disediakan oleh pegawai-pegawai yang menguruskan perkara-perkara yang berkaitan dengan urusan kewangan dan akaun. Maklumat-maklumat yang perlu dimasukkan merupakan laporan kedudukan kewangan semasa pegawai yang akan meninggalkan tugas.

Perkara 6 – Fail Meja (Muka Surat – vii)

Fail Meja perlu disertakan sebagai sebahagian daripada Nota Serah Tugas dan dirujuk sebagai Lampiran ‘A’1 Salinan Fail Meja hanya perlu diserahkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas dan Bahagian Pentadbiran/Perkhidmatan Jabatan/berkenaan sekiranya salinan tersebut tidak pernah diserahkan sebelum ini.

Perkara 7 – Manual Prosedur Kerja (Muka Surat – ix)

Manual Prosedur Kerja perlu disertakan sebagai sebahagian daripada Nota Serah Tugas dan dirujuk sebagai Lampiran ‘A’2 Salinan Manual Prosedur Kerja hanya perlu diserahkan kepada Pegawai yang akan mengambilalih tugas dan Bahagian Pentadbiran/Perkhidmatan Jabatan berkenaan sekiranya salinan tersebut tidak pernah diserahkan sebelum ini.

Perkara 8 – Lain-lain Hal (Muka Surat – x)

Pegawai yang akan bertukar boleh mencatatkan sebarang maklumat tambahan atau maklumat am berhubung dengan kerja dan jawatan yang disandang. Catatan-catatan ini hendaklah berupa maklumat yang boleh membantu dan dapat dijadikan garis panduan kepada pegawai yang akan mengambilalih tugas.

NOTA

Garis panduan ini akan menetapkan format dan aliran norma-norma kerja yang perlu disediakan oleh seseorang pegawai yang akan bertukar sesuai dengan konteks Jabatan. Nota Serah Tugas yang disediakan nanti diharap membantu kelinciran peralihan tugas supaya mutu kerja pegawai-pegawai di JAKESS sentiasa berkualiti.